5 tipologie di team e come gestirle

Come gestire un team in modo efficace: le sfide più comuni, le principali tipologie di team e gli approcci di leadership da adottare per ottenere risultati reali.

Se gestisci un team, lo sai già: non esiste un manuale che funzioni per tutti i gruppi, in tutte le fasi e con tutte le persone.

Quello che ha funzionato con il tuo team precedente, può non funzionare con quello attuale.

Quello che ha motivato un collaboratore può lasciare indifferente un altro. E la stessa persona, in momenti diversi della sua carriera, può avere bisogno di essere gestita in modo diverso.

Nei percorsi di coaching con i miei clienti, la gestione del team è uno dei temi che torna con più frequenza, soprattutto, ma non solo, tra le manager che ricoprono un ruolo di responsabilità da poco tempo, o che si trovano a guidare un gruppo molto diverso da quello che conoscevano.

La domanda che mi viene posta più spesso non è “come motivo le persone?” in astratto, ma “come gestisco questo team?”.

Cioè, come posso gestire in maniera efficace questo specifico team di collaboratori, con queste specifiche caratteristiche, specifiche criticità e specifici obiettivi.

In questo articolo voglio darti una mappa: le sfide più comuni nella gestione di un team, le principali tipologie di team che potresti trovarti a guidare e gli approcci più efficaci per ciascuna.

Non troverai formule magiche, ma strumenti concreti che puoi adattare al tuo contesto.

Perché la gestione del team è una competenza da costruire, non solo da esercitare.

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Lo scenario di partenza

Nel mio lavoro di coach, incontro spesso professioniste arrivate a un ruolo manageriale grazie ai risultati ottenuti come “specialiste”: nel proprio ambito erano (e restano) eccellenti.

Gestire un team, però, richiede un set di competenze diverso da quello che le ha portate fin lì, e questo passaggio raramente viene accompagnato da una formazione strutturata: si dà per scontato che, una volta promosse, sappiano già come fare.

Il risultato è che molte manager si trovano a gestire persone “a intuito”, correggendo il tiro con l’esperienza, spesso senza gli strumenti per farlo in modo intenzionale. Non è un problema di talento: è un gap di competenze specifiche, che si colma con formazione, pratica e, quando serve, un accompagnamento mirato, come un percorso di coaching.

Se ti riconosci in questa descrizione, ci tengo a dirti che non ti manca nulla, le risorse che devi mettere in campo sono molto probabilmente già dentro di te; si tratta solo di individuare quali siano quelle più adatte e poi tirarle fuori.

Piccola parentesi: so che fare tutto questo da soli è difficile! Il mio ruolo è infatti anche quello di “estrapolatrice” (ho coniato un neologismo?!) di potenziale, competenze, risorse, idee e strategie.

Insomma, ti aiuto a far emergere tutto ciò che ti serve per svolgere al meglio il tuo lavoro di leader e mostrare davvero al mondo la professionista eccellente che sei!

Le sfide più comuni nella gestione di un team

Prima di passare alle varie tipologie di team, vediamo insieme quali sono le difficoltà o sfide che possiamo incontrare più frequentemente nella gestione, appunto, di una squadra di lavoro.

La comunicazione che non arriva davvero a destinazione

Traduzione: non basta comunicare, bisogna verificare che il messaggio sia stato davvero compreso, non solo ascoltato. Molti malintesi nei team nascono da una comunicazione che sembra chiara a chi parla, ma non lo è per chi ascolta.

Suggerimento che potrebbe apparire scontato, ma che poi così scontato non è, da quello che vedo nel mio lavoro: accertati sempre che gli obiettivi siano chiari per tutti; che ognuno sappia affettivamente che cosa deve fare e con quali tempistiche e offri sempre un punto di riferimento (che puoi essere tu, o un’altra figura interna o esterna al team) a cui rivolgersi in caso di dubbi o problematiche.

Spesso infatti diamo per scontato che tutto sia chiaro per tutti, quando a volte non lo è affatto. Sarà capitato anche a te, prima di essere manager, di non essere certa di ciò che i tuoi responsabili si aspettassero da te o di come gestire un progetto, o no?

E in quel caso, che cosa hai fatto? Hai avuto il coraggio di chiedere spiegazioni, o hai temuto di apparire insicura o non abbastanza capace?

Quale supporto ti sarebbe piaciuto ricevere? Quale hai ricevuto, invece?

E poi come è andata a finire?

Ti faccio queste domande, per invitarti a riflettere sulle tue esperienze passate ed apprendere da esse, per poter trovare la chiave giusta da usare con il tuo team oggi che sei tu alla guida.

Non vuoi ripetere gli errori dei tuoi predecessori, giusto?!

Al limite ne fari di nuovi, come succede sempre!

Ricorda: se sei riuscita a creare un buon clima all’interno del tea, nessuno avrà paura di alzare la manina e dire che non ha capito.

Nessuno osa aprire bocca e fare domande? Mhmm, mi sa che allora il clima non è dei migliori e bisogna regolare il termostato.

La delega che non decolla

Delegare bene è più difficile che fare da sé, almeno all’inizio.

Se fatichi a delegare, potresti avere un problema di controllo (spesso non ce ne rendiamo nemmeno conto ), ma ti assicuro che imparare a delegare è fondamentale al tuo livello.

A questo potrebbe però anche aggiungersi un problema di definizione: non hai chiarito prima  con te stessa quale livello di autonomia vuoi concedere e su quali decisioni vuoi restare coinvolta. Niente paura, prenditi un momento per riflettere e alleggerire il tuo carico, delegando appunto ciò che non richiede davvero il tuo contributo diretto.

Le 5 principali tipologie di team e come gestirle

Innanzitutto, nessun team è statico: lo stesso gruppo può attraversare, nel corso del tempo, più di una di queste fasi. Per questo è utile non affezionarsi troppo a un unico stile di gestione, ma imparare a riconoscere in quale fase si trova il tuo team oggi, e regolarti di conseguenza.

1- Il team neoformato

È il gruppo che si è appena costituito, magari perché hai assunto persone nuove, perché hai ereditato collaboratori da un altro manager o perché è nato un progetto nuovo con un team dedicato. In questa fase le persone non si conoscono ancora bene, i ruoli non sono del tutto definiti e la fiducia reciproca è ancora da costruire.

La sfida principale: creare le basi, avere chiarezza dei ruoli, aspettative condivise e i primi risultati.

L’approccio efficace: investi tempo, all’inizio, in incontri individuali con ogni membro del team per capire competenze, motivazioni e stile di lavoro di ciascuno. Definisci obiettivi a breve termine, raggiungibili, che permettano al gruppo di sperimentare un primo successo condiviso. Non dare per scontato che le regole non scritte siano comprese, ma sii esplicita.

2 – Il team consolidato e maturo

È il gruppo che lavora insieme da tempo, con dinamiche rodate e una buona conoscenza reciproca. Qui il rischio non è la confusione dei ruoli, ma l’assestamento: le persone lavorano bene insieme, ma possono perdere stimoli, ripetere schemi consolidati e faticare a mettersi in discussione.

La sfida principale: mantenere alta la motivazione ed evitare l’autocompiacimento, senza smontare ciò che funziona.

L’approccio efficace: introduci nuove sfide e responsabilità mirate, anche piccole, per rinnovare l’interesse. Chiedi al team stesso di individuare aree di miglioramento: chi lavora insieme da anni spesso vede criticità che a te, dall’esterno, sfuggono. Valorizza pubblicamente i risultati, ma non smettere di alzare l’asticella.

3 – Il team ibrido o da remoto

Sempre più diffuso: persone che lavorano da sedi diverse, con giorni in ufficio e giorni da casa, magari anche in fusi orari differenti. La distanza fisica amplifica ogni difficoltà di comunicazione e rende più difficile percepire il clima reale del gruppo.

La sfida principale: mantenere coesione e visibilità sul lavoro di ciascuno, senza scivolare nel controllo eccessivo.

L’approccio efficace: stabilisci momenti di confronto regolari, brevi ma non negoziabili, e distingui chiaramente tra ciò che richiede sincronia (decisioni, allineamenti) e ciò che non la richiede (aggiornamenti, task individuali). Presta attenzione ai segnali deboli: chi lavora a distanza tende a nascondere più facilmente difficoltà e disagio, semplicemente perché non li vedi in faccia.

4 – Il team multigenerazionale

Convivono, nello stesso gruppo, persone con età, esperienze e riferimenti valoriali molto diversi tra loro: chi è alla prima esperienza lavorativa e chi ha vent’anni di carriera alle spalle. Le differenze di approccio al lavoro, alla gerarchia e alla tecnologia possono generare incomprensioni reciproche.

La sfida principale: valorizzare le differenze come risorsa, evitando che diventino terreno di attrito o di giudizio reciproco.

L’approccio efficace: favorisci momenti di scambio di competenze in entrambe le direzioni: chi è più giovane può portare familiarità con strumenti e linguaggi nuovi, chi ha più esperienza può offrire visione d’insieme e gestione della complessità. Occhio a non generalizzare per fasce d’età: le persone, a qualsiasi età, restano comunque individui con esigenze specifiche.

5 – Il team in un momento di difficoltà o basso morale

Può capitare dopo una riorganizzazione, la perdita di un progetto importante, un cambio di leadership o semplicemente un periodo di forte pressione prolungata. Il gruppo funziona ancora, ma con un’energia visibilmente ridotta, più irritabilità e meno iniziativa spontanea.

La sfida principale: ricostruire fiducia e senso di direzione, senza minimizzare ciò che il team ha vissuto.

L’approccio efficace: riconosci apertamente la difficoltà, invece di far finta che non esista: le persone hanno bisogno di sentire che chi le guida ha visto e capito quello che stanno attraversando. Poi, con altrettanta chiarezza, offri una direzione: obiettivi realistici nel breve periodo, priorità semplificate, presenza costante. In questa fase la coerenza tra ciò che dici e ciò che fai vale più di qualsiasi discorso motivazionale.

Quando la gestione del team richiede uno sguardo esterno

Ci sono momenti in cui, per quanto tu conosca bene il tuo team, è difficile vedere con chiarezza cosa sta succedendo davvero, soprattutto quando la difficoltà riguarda anche il tuo modo di guidare, e non solo le dinamiche del gruppo.

In questi casi, un percorso di coaching individuale può aiutarti a fare ordine, a riconoscere schemi che si ripetono e a costruire un approccio di leadership più consapevole e su misura per il contesto in cui ti trovi.

Rivolgersi ad un* professionista non significa non essere capaci di fare il proprio lavoro, non essere all’altezza, o essere “in crisi”.

Al contrario, le mie clienti sono professioniste eccellenti, ambiziose, che amano il proprio lavoro e desiderano svolgerlo al meglio. 

La loro professionalità, esperienza e maturità le aiuta a capire dove da sole non riescono più ad avanzare o a vivere serenamente il proprio ruolo e a riconoscere quando, appunto, la collaborazione con un* coach farà la differenza nel breve e nel lungo termine.

Spero che il mio articolo ti sia stato utile e se senti il bisogno di confrontarti su questi o altri temi legati al tuo lavoro, contattami.

Ti aspetto!