5 consigli per non impazzire al lavoro

5 consigli per non impazzire al lavoro

Ti sembra di impazzire al lavoro? No panic, ho 5 consigli per te!

Non soluzioni magiche, anche perché io non faccio magie, solo coaching, ma se metterai in pratica quotidianamente questi 5 consigli, le tue giornate lavorative miglioreranno significativamente.

Disclaimer: gli scenari che descrivo in questo articolo sono tratti dalla mia esperienza personale, da quella dei miei clienti e da quella di conoscenti e amici che si confidano con me.

Ecco perché ti riconoscerai in pieno, perché sono situazioni che prima o poi, ad un certo punto della nostra carriera, ci troviamo a vivere, soprattutto quando ricopriamo posizioni di responsabilità, quando ci troviamo a guidare altri e a gestire problematiche complesse e delicate.

Pronta ad immergerti? Andiamo!

Sono le 23. Stai ancora rispondendo a un’email che “non poteva aspettare”. Il tuo calendario di domani è già pieno alle 8:30. Sul comodino c’è un libro che non riesci ad aprire da settimane. Ti sembra di correre sempre, senza mai arrivare davvero da nessuna parte.

Se ti riconosci in questa scena, sappi che non sei sola e che non è colpa tua.

È la norma in certi ambienti di lavoro, un ritmo che viene trasmesso come se fosse l’unico modo possibile di essere una professionista seria e ambiziosa.

Ma non lo è!

Esiste un modo diverso di lavorare: più consapevole, più sostenibile, e (surpriiiise!), spesso più efficace.

Non si tratta di trucchi di produttività né di fare di più in meno tempo.

Si tratta di cambiare prospettiva.

Ecco quindi i miei 5 consigli per non impazzire al lavoro: cinque strategie concrete per iniziare, più un bonus finale che potrebbe stupirti.

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1 – Pianifica la settimana e le giornate

La pianificazione non è rigidità, è strategia e, diciamolo, a volte è proprio sopravvivenza!

Soprattutto quando si ha tanto lavoro e tutto sembra essere urgente (su questo punto torneremo tra poco perché è fondamentale).

Invece di iniziare le giornate lasciandoti travolgere dagli eventi, seguendo il ritmo diabolico delle call programmate da altri, in cui spesso la tua presenza non è affatto necessaria, rispondendo ad ogni richiesta, interruzione e notifica che ti arriva ogni trenta secondi, prova così:

ogni lunedì mattina, prenditi una mezz’oretta per identificare le priorità della settimana.

Non dieci, non venti: una o due, o tre al massimo, altrimenti diventa impossibile farcela e rischi di sentirti peggio.

E noi non vogliamo questo, vero? Certo che no! Io voglio che tu ti senta padrona delle tue giornate e del tuo tempo.

Una volta identificate le priorità della settimana, individua un’azione irrinunciabile per ogni giorno lavorativo: quel task che vuoi assolutamente iniziare, terminare, o a cui vuoi semplicemente dedicare la tua attenzione, perché è importante.

Blocca uno spazio nella tua agenda, in modo da avere sufficiente tempo e calma per occupartene e così che tu non venga inserita in nessuna call, non in quel momento.

Se possibile, dedicati a questa specifica azione come prima cosa della giornata, così sarà più semplice portarla a termine e quando sarà ora di andare a casa, non avrai più quella fastidiosa sensazione di non aver concluso niente di utile.

Rinse and repeat.

Bonus: alcuni mei clienti programmano la loro settimana il venerdì pomeriggio, in modo da partire già con le idee chiare il lunedì. Prova e vedi quale strategia funziona meglio per te.

✦ Riflessione

Quando non pianifichi, dove va la tua energia?

Quanto di quella energia è davvero scelta, e quanto è semplicemente reazione a ciò che arriva?

2 –  Delega, delega, delega!

E se già lo fai, beh, amica, delega di più!

Delegare non significa scaricare la responsabilità sugli altri, anzi, come manager o leader, in generale, delegando responsabilizzi i tuoi collaboratori o il tuo team.

Molte mie clienti faticano a delegare per paura di essere viste come meno presenti, o per paura di perdere il controllo di ciò che succede, con il rischio di ritrovarsi poi a risolvere problemi creati da altri.

Ma è proprio delegando di più o più spesso che chi lavora con te impara e potrà poi sostituirti in tutte quelle occasioni dove la tua presenza non è necessaria.

Lo so, delegare a volte può sembrare una perdita di tempo, si fa prima a fare da soli che a chiedere o a spiegare come.

Però quando deleghi, succede qualcosa di magico: liberi tempo ed energia per tutte quelle cose che, invece, richiedono assolutamente la tua presenza e il tuo contributo (tipo quelle di cui abbiamo parlato al punto 1, ricordi?).

Quando non sai se delegare o meno, chiediti: sto trattenendo questo compito perché solo io posso farlo, oppure perché sono abituata a farlo io?

Rispondi onestamente e vedrai che la decisione sarà automatica.

Un’ultima cosa: per delegare bene bisogna comunicare con chiarezza.

Cosa deve essere fatto? Da chi? Entro quando? Quali risorse sono disponibili? Qual è il risultato atteso? Se smarchi tutte queste voci, andrà tutto liscio, vedrai.

E ricorda: molto probabilmente il risultato finale sarà diverso da come lo avresti fatto tu. E va bene così, è in questo modo che il tuo team cresce.

✦ Riflessione

La resistenza alla delega dice qualcosa su di te: su come gestisci la fiducia, il controllo, la paura di essere giudicata. 

Che cosa succederebbe se ti fidassi del tuo team?

Che cosa guadagneresti, lasciando andare qualcosa?

4 –  Ricorda che non tutto è urgente

In certi ambienti di lavoro, tutto sembra urgente. Il messaggio su WhatsApp alle 19:30, la mail con oggetto “ASAP”, la collega che bussa alla porta con “hai cinque minuti?”. L’urgenza è ovunque, è costante e pervasiva.

Ma l’urgenza permanente è quasi sempre una cultura aziendale, non una realtà oggettiva.

E il problema di vivere sempre in modalità emergenza, oltre all’ovvio costo in termini di stress, è che non ti permette mai di fare il lavoro davvero importante: quello strategico e creativo, che richiede concentrazione e non può essere fatto di corsa.

Come quello descritto al benedetto punto 1, che ritorna in continuazione, a dimostrare la sua importanza.

Una domanda semplice ma potentissima, da normalizzare nelle tue interazioni quotidiane: “entro quando ti serve davvero?”

Spesso scoprirai che la scadenza “urgente” di oggi può tranquillamente diventare dopodomani. E questo cambia tutto.

Smetti anche di rispondere a tutto in tempo reale. Definisci due o tre finestre al giorno dedicate alle email e ai messaggi, e proteggile.

Una mia cliente, ad esempio, lo fa a fine giornata, così non ritrova a dover per forza stare dietro a tutta la catena di “rispondi” e “rispondi a tutti” che inevitabilmente si innesca. Nella sua esperienza, spesso i problemi si risolvono da soli o perdono di importanza nelle ore successive, e il giorno dopo, la catena si è già interrotta. Prova, che cos’hai da perdere?!

Last but not least: ricorda che tu non sei un servizio di risposta immediata, sei una professionista con del lavoro da fare!

✦ Riflessione

Pensa a tutte quelle occasioni in cui qualcosa ti era sembrato urgente, era realmente così? 

Oppure avresti potuto prendertela con un po’ più di calma?

Quali costi ha questa modalità in perenne urgenza?

5 – Investi in te stessa

Riposare non è perdere tempo. Coltivare un hobby non è superficiale. Lavorare con un coach non è un lusso per pochi. Queste cose sono strumenti di performance sostenibile e dovresti trattarle come tali.

Il cervello non è una macchina. Ha bisogno di pause per elaborare, integrare, creare connessioni tra idee.

Le ricerche in neuroscienze lo confermano ormai da anni: alcune delle intuizioni più potenti arrivano proprio quando smettiamo di forzarle. Nel camminare, nel fare la doccia, nel dormire.

Gli hobby riattivano parti di te che il lavoro non raggiunge. Ti ricordano chi sei oltre il ruolo, la posizione, i risultati trimestrali. E questo, paradossalmente, ti rende una leader migliore: più centrata, più creativa, più presente.

Il coaching, infine, è uno spazio tutto tuo per fermarti, riflettere e scegliere con consapevolezza.

Non per ricevere risposte dall’esterno, ma per trovare le tue, quelle più autentiche, quelle che reggono anche nei momenti difficili.

In questi 10 anni di coaching ho lavorato con tantissimi manager, professionisti e imprenditori, tutti provenienti da campi estremamente diversi tra loro, ma con in comune il livello di leadership, di responsabilità e di stress.

Sai che cosa mi dicono tutti? Che le nostre sessioni sono uno spazio tutto per loro, che attendono con anticipazione, perché è l’unico posto, l’unico momento in cui possono finalmente tirare il fiato e ragionare con calma, per ritrovare chiarezza, strategia e anche serenità.

Non male, vero? E se anche tu ti prendessi uno spazio tutto per te? Come cambierebbero le tue giornate lavorative e la tua vita?

Io sono qui, ti aspetto!

✦ Riflessione

Come ti prendi cura di te stessa?

E se dedicassi lo stesso sforzo, la stessa cura, la stessa attenzione, che riservi agli altri?

Come cambierebbero le tue giornate?

Consiglio bonus:

Dimentica il multitasking!

Il multitasking è uno dei miti più diffusi e più costosi della cultura lavorativa moderna. In realtà, il cervello umano non fa davvero più cose contemporaneamente: passa rapidamente da un compito all’altro, pagando ogni volta un piccolo dazio cognitivo. Il risultato? Più errori, più tempo, più stanchezza.

La qualità dell’attenzione vale infinitamente più della quantità delle ore. Un’ora di lavoro profondo, concentrato, senza interruzioni, dedicato a una sola cosa produce più risultati di tre ore di multitasking frammentato. assegna a ogni compito importante una finestra di tempo dedicata. Disattiva le notifiche. Chiudi le tab. Metti il telefono in silenzio. Non è drastico: è rispetto per te stessa e per il lavoro che stai facendo.

Prova il time blocking:

assegna a ogni compito importante una finestra di tempo dedicata. Disattiva le notifiche. Chiudi le tab. Metti il telefono in silenzio. Non è drastico: è rispetto per te stessa e per il lavoro che stai facendo.

Prima di lasciarci:

Il cambiamento non avviene tutto insieme, né in un giorno. Avviene un passo alla volta, un confine alla volta, una scelta alla volta. E inizia sempre dallo stesso posto: da te.

La tua sfida per questa settimana:

Scegli anche uno solo di questi consigli, quello che senti più tuo, o quello che ti spaventa di più (spesso sono la stessa cosa). Applicalo per sette giorni. Solo uno. Con consistenza.

E poi fammi sapere come sono cambiate le tue giornate al lavoro!

Qual è il consiglio che hai più bisogno di sentire, proprio adesso?

P.S. Se hai apprezzato gli spunti di riflessione al termine di ogni paragrafo, ti piaceranno le mie sessioni di coaching, perché funzionano proprio così, per permetterti di riflettere e trovare le tue risposte e soluzioni!